Anleitung: E-Mail-Konten zu neuem Hosting-Anbieter umziehen

Planst du, deinen Hosting-Anbieter zu wechseln, bist aber besorgt, wie du deine wichtigen Geschäftskommunikationen umziehst? Keine Sorge, die Migration von E-Mails ist zwar etwas mühsam, aber machbar. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du alle deine Daten nahtlos zu einem neuen Host überträgst.

Wenn du es richtig machst, werden keine E-Mails verloren gehen und dein E-Mail-Postfach immer erreichbar sein.

Gründe und Timing für eine E-Mail-Migration

• Warum migrieren? Vielleicht bist du mit der Servicequalität, den Preisen oder den Funktionen deines aktuellen Hosting-Anbieters unzufrieden und willst daher deine Website und Domain zu einem neuen Hosting Anbieter umziehen. Wenn deine E-Mail-Konten ebenfalls bei dem Anbieter liegen, von dem du weg willst, müssen sie mit umziehen.
• Bestes Timing: Der ideale Zeitpunkt für die Migration ist während Phasen geringer Aktivität deines Unternehmens, um Störungen zu minimieren.

Vorbereitung auf den E-Mail-Umzug

Bevor du mit deiner E-Mail-Migration beginnst, ist eine gute Vorbereitung entscheidend:

• Sichere alle E-Mails: Sichere alle Nachrichten aus deinem Posteingang und anderen Ordnern, einschließlich Spam-Ordner, ungelesene Nachrichten und benutzerdefinierte Ordner, bevor du zum neuen Anbieter wechselst.
  • Apple Mail: Postfach > Postfach exportieren
  • Microsoft Outlook: Datei > Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren
  • Google einfach mal, wie es bei deinem E-Mail-Programm funktioniert, wenn du ein anderes nutzt.
• Domain zum neuen Provider umziehen: Damit du bei deinem neuen Hosting-Anbieter deine E-Mail-Adresse anlegen kannst, muss erst mal die Domain zu dem neuen Provider umziehen. Wie das funktioniert, kannst du hier nachlesen: Checkliste für den Domain-Umzug
  Keine Sorge: Auch wenn deine Domain umgezogen ist, bleibt dein E-Mail-Postfach bei deinem alten Provider noch für ein paar Tage abrufbar. Du solltest trotzdem die E-Mails so schnell wie möglich umziehen, nachdem die Domain umgezogen ist.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur E-Mail-Migration

1. E-Mail-Konto beim neuen Hosting-Provider erstellen: Erstelle ein E-Mail-Konto mit der identischen E-Mail-Adresse wie bei deinem alten Anbieter. Wähle ein starkes, einzigartiges Passwort für deine neu erstellte E-Mail-Adresse.
2. Neues E-Mail-Konto auf Computer einrichten: Sobald du dein neues E-Mail-Konto erstellt hast, richte das neue E-Mail-Konto auf deinem Computer parallel zu deinem alten E-Mail-Postfach ein. Um die beiden Postfächer auseinanderhalten zu können, würde ich das alte markieren, indem ich in den Einstellungen z.B. (alt) noch in den Postfach-Namen mit hineinschreibe.
3. Alte E-Mails zum neuen E-Mail-Client übertragen: Es gibt mehrere Optionen, um alte E-Mail-Daten zu einem neuen Client zu bewegen.
   1. Die meisten großen E-Mail-Dienste bieten integrierte Tools für den Export und Import von Postfachdaten an. Wenn du deine E-Mails in der Vorbereitungsphase über eine Export-Funktion gesichert hast, kannst du sie jetzt über die Import-Funktion in dein neues Postfach auf dem neuen Server übertragen.
   2. Sollte das nicht funktionieren, kannst du alle deine E-Mails häppchenweise in deinem alten Postfach markieren und per Drag-and-drop in dein neues Postfach ziehen. Je nachdem, wie viele E-Mails du hast, kann das etwas dauern. Denke auch an die E-Mails im Gesendet-Ordner und sämtlichen anderen Ordnern, die du später noch benötigst.
   3. Wenn du die Exportieren-/Importieren-Funktion verwendet hast, kontrolliere, ob nach dem E-Mail-Export noch weitere E-Mails in deinem alten E-Mail-Postfach eingetroffen sind und übertrage sie per Drag-and-drop. Behalte dein altes Postfach noch 24 Stunden im Auge, bis du sicher bist, dass alle neuen E-Mails im Postfach auf dem neuen Server ankommen. Erst danach würde ich das alte E-Mail-Postfach auf dem Computer löschen.
4. Auf allen Geräten das neue Postfach einrichten: Aktualisiere auf all deinen Geräten, auf denen du deine E-Mails abrufst, deine E-Mail-Konten.

Viel Erfolg bei deinem E-Mail-Umzug!

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